กลยุทธ์การวางแผนทรัพยากรมนุษย์

ปัจจัยกลยุทธ์ถือว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างยิ่งในการบริหารทั้งในปัจจุบันและอนาคต กล่าวคือเมื่อมีกลยุทธ์เปลี่ยนก็จะส่งผลต่อการบริหารการจดการด้านทรัพยากรมนุษย์ก็ต้องเปลี่ยนตามไปด้วย  ก่อนที่จะเข้าสู่กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์  ผู้เขียนขอกล่าวถึง การบริหารองค์การสู่ความเป็นเลิศ(In search Excellence)  ก่อนเพื่อให้ทราบถึง ปัจจัยสำคัญที่ทำให้องค์การมีสมรรถนะสูง ซึ่งมีปัจจัยที่สำคัญอยู่  7  ปัจจัย ดังต่อไปนี้

               การบริหารองค์การ ต้องคำนึงถึงปัจจัยดังกล่าวตามแผนภาพด้านบน เมื่อองค์การจะดำเนินการวางกลยุทธ์ทางธุรกิจ ผู้บริหารระดับสูงควรจะมาศึกษาปัจจัยทั้ง 7 ปัจจัยหลักก่อนจะดำเนินการกำหนดกลยุทธ์ ซึ่งจะเป็นพื้นฐานสำคัญในการนำไปประกอบการวางแผนกลยุทธ์ด้านทรัพยากรมนุษย์ขององค์การด้วยเช่นกัน ปัจจัยดังกล่าวเป็นปัจจัยสภาพแวดล้อมภายใน ที่มีผลกระทบต่อการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ คือ

1. โครงสร้าง(Structure)  องค์กรมีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างขององค์การจากองค์การแบบสูง(tall organization) สู่องค์การแนวนาบ(flat organization)มากขึ้น มีการลดขนาดขององค์การให้เล็กลง(downsizing) องค์การที่เล็กแต่มีประสิทธิภาพและสมรรถนะในการทำงานสูง
2. กลยุทธ์ (strategy)  องค์การต้องมีการบริหารเชิงกลยุทธ์มากขึ้น (strategic management) โดยมีการวิเคราะห์สถานการณ์ได้ถูกต้องแม่นยำมากขึ้น กลยุทธ์ขององค์การต้องมุ่งสู่ลูกค้าและแข่งขันสู่ความเป็นเลิศไม่เป็นสองรองใคร กลยุทธ์เปลี่ยนไปทำให้ทรัพยากรมนุษย์ต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย
3. ระบบ (system) องค์การต้องมีการปรับเปลี่ยนระบบงานให้มีความคล่องตัว รวดเร็วมากยิ่งขึ้น การปรับปรุงกระบวนการทำงาน การไหลของงานให้คล่องตัวขึ้น ซึ่งจะต้องมีการวางแผนด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องดังกล่าว เช่น การรื้อปรับระบบ(reengineering) การทำงานง่ายขึ้น(work simplification) การปรับปรุงงาน (work improvement) เป็นต้น
4. ทักษะ(skill)  องค์การมุ่งเน้นคนที่สามารถมากขึ้น  มุ่งความสามารถที่หลากหลาย ทำงานได้หลายอย่าง นอกจากจะมีความสามารถในการทำงานแล้วยังต้องมีความสามารถในการนำเสนอ ความสามารถในการใช้คอมพิวเตอร์ ความสามารถด้านภาษาอังกฤษ เป็นต้น ซึ่งเป็นการเพิ่มมูลค่าเพิ่มของทรัพยากรมนุษย์ให้มีมากขึ้น
5. ค่านิยมร่วม (shared value) องค์การมุ่งสร้างค่านิยมที่เกิดจากองค์การและบุคคลากรในองค์การ การที่มีความคิดความเชื่อในการทำงานเหมือนกันจะทำให้การปฏิบัติงานสำเร็จได้ง่าย ค่านิยมที่มุ่งเน้นส่วนใหญ่มักจะมีเรื่องคุณภาพ มาตรฐาน ประสิทธิภาพ รวดเร็ว ประทับใจ ความปลอดภัย ความจริงใจ ความเป็นเลิศ ยิ้มแย้ม ความร่วมมือ ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ และการตรงต่อเวลา เป็นต้น
6. ลีลาการบริหาร(style)  องค์การมุ่งสู่การบริหารแบบประชาธิปไตย และมีส่วนร่วมมากขึ้น การบริหารในลักษณะดังกล่าวจำเป็นที่จะต้องได้ผู้ร่วมงานที่มีความรับผิดชอบและความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ การกระจายอำนาจ(empowerment) จำเป็นที่จะต้องสร้างความพร้อมของทรัพยากรมนษย์ ให้มีความพร้อมอยู่ตลอดเวลา โดยการวางแผนทรัพยากรมนุษย์แต่ละด้านไว้อย่างชัดเจน
7. พนักงาน (staff)   องค์การในอนาคตมุ่งสู่แนวคิดทรัพยากรมนุษย์ที่มีคุณภาพโดยเริ่มจากการมีความรู้สึกเป็นเจ้าของ (sense of belonging) การเป็นหุ้นส่วน(partnership) การมีอิสระในการทำงาน รวมทั้งการเพิ่มผลผลิตโดยใช้พนักงานที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดกล่าวคือ เคยใช้พนักงานทำงาน 4 คน ใน 4 ขั้นตอนตามกระบวนการทำงานในอนาคตจำเป็นต้องลดขั้นตอนการทำงานใหม่เหลือ 2 ขั้นตอน พนักงานก็ลดเหลือ 2 คน ส่งผลให้ค่าใช้จ่ายลดลงด้วย การพัฒนาพนักงาน 2 คน เพื่อให้ทำงานได้เท่ากับ 4 คน จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นและสำคัญต้องกระทำให้ได้ บางองค์การลดพนักงานจาก 4 คน เหลือ 1 คน โดยใช้ระบบบริการทีเดียวเบ็ดเสร็จ (one stop service)

                สำหรับแผนภาพถัดไป จะเป็นการมุ่งเน้นการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจเป็นสำคัญ ซึ่งในทางปฏิบัติจะส่งผลต่อการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ในองค์การตามไปด้วย

       

               จากแผนภาพ การวางแผนกลยุทธ์จะเริ่มที่ 
               ขั้นตอนแรก  การวิเคราะห์ประเมินสิ่งแวดล้อมที่เป็นทั้งปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอก  ซึ่งเป็นการประเมินทั้งจุดแข็งและจุดอ่อน(SWOT Analysis)ของบริษัท
               ขั้นตอนที่สอง  เป็นการกำหนดวิสัยทัศน์ (Vision) ภารกิจ (Mission) ขององค์การ ว่าองค์การมีภาระหน้าที่หลักอะไรบ้าง องค์การผลิตสินค้าและบริการอะไร องค์การผลิตสินค้าและบริการเพื่อใคร
               ขั้นตอนที่สาม  เป็นการกำหนดกลยุทธ์เพื่อให้มีวัตถุประสงค์ (Objective) ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ/ภารกิจ ขององค์การ ส่วนใหญ่มักนิยมการกำหนดวัตถุประสงค์ในเชิงปริมาณมากกว่าคุณภาพ  การกำหนดกลยุทธ์นั้นมีกลยุทธ์อยู่  3  ระดับ ได้แก่ กลยุทธ์ระดับองค์การ (Corporate Strategy) กลยุทธ์ระดับธุรกิจ (Business Strategy)  และกลยุทธ์ระดับหน้าที่ (Functional Strategy)
               ขั้นตอนที่สี่   เป็นการดำเนินการตามกลยุทธ์ (Strategy Implementation) โดยการแปลงกลยุทธ์สู่การปฎิบัติให้ประสบความสำเร็จ หัวใจสำคัญของการดำเนินกลยุทธ์ได้แก่ ภาวะผู้นำ(Leadership) การออกแบบโครงสร้างขององค์การ (organization structure and design) และการทำงานเป็นทีมโดยมีระบบผนึกกำลังร่วม (synergism) ของทุกฝ่ายทั้งฝ่ายปฏิบัติการ ฝ่ายที่ปรึกษาและฝ่ายสนับสนุน
               ขั้นตอนที่ห้า   การประเมินกลยุทธ์ (Strategy evaluation) ซึ่งประกอบด้วยการประเมินใน 4 ตัวแปร ได้แก่ การตอบสนองต่อความพึงพอใจด้านการบริการ ประสิทธิภาพ การบริหารองค์การ  การเรียนรู้และการสร้างนวัตกรรมใหม่ และเครื่องมือทางการเงิน
               จากแนวคิดการวางแผนกลยุทธ์ขององค์การ นอกจากจะมีความสำคัญและจำเป็นต่อองค์การแล้วยังส่งผลต่อการจัดทำแผนทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับการวางแผนกลยุทธ์ขององค์การด้วย  ตัวอย่างเช่น บริษัทหนึ่งเป็นบริษัทชั้นนำเกี่ยวกับวิศวกรรมและการก่อสร้างใต้น้ำ ได้พบปัญหาที่สำคัญ คือ การแข่งขันในอุตสาหกรรมดังกล่าวอย่างรุนแรงทำให้คู่แข่งรายเล็กๆ ต้องออกจากอุตสาหกรรมไป  ดังนั้นการแข่งขันในอุตสาหกรรมจึงมีการเปลี่ยนแปลง ลูกค้าของอุตสาหกรรมนี้คือ บริษัทขุดเจาะน้ำมันก็เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมโดยให้ความสนใจกับการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับผู้ขายมากกว่าการเลือกผู้ขายที่ให้ราคาต่ำที่สุดเหมือนในอดีต  ผู้บริหารของบริษัทได้วิเคราะห์สถานการณ์และในที่สุดได้กำหนดภารกิจที่ตอบสนองความต้องการของลูกค้าโดยวางตนเองให้เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมการจัดหาที่มีมาตรฐานสูงที่สุดทั้งด้านความปลอดภัยและคุณภาพโดยกำหนดแผนกลยุทธ์ไว้  5  ประการ คือ

1. สร้างบริการที่สามารถตอบสนองความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าได้สูงสุด
2. สร้างความพอใจสูงสุดให้แก่ลูกค้า
3. ทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องทั้งทางด้านความปลอดภัย ความเชื่อถือได้ของเครื่องจักร การตอบรับและต้นทุนที่ประหยัด
4. เสริมสร้างพนักงานให้มีคุณภาพสูง
5. ตอบสนองความคาดหวังของผู้ถือหุ้น

               เมื่อกำหนดแผนกลยุทธ์ขององค์การได้แล้วก็จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดแผนทรัพยากรมนุษย์ให้สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ต่อไป เช่นแผนสรรหาทรัพยากรมนุษย์  แผนคัดเลือก แผนประเมินการปฏิบัติงาน แผนพัฒนาทรัพยากรมนุษย์  แผนบริหารผลตอบแทน  แผนการปรับปรุงสวัสดิการ  เป็นต้น

ความสัมพันธ์ระหว่างแผนองค์การและการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

               การวางแผนทรัพยากรมนุษย์สามารถกระทำได้ด้วยการวางแผนจากบนลงล่าง (Top-down Approach) และการวางแผนจากล่างขึ้นบน (Bottom-up Approach) ผสมผสานกัน กล่าวคือ การวางแผนจากบนลงล่างจะเริ่มต้นที่แผนหลักขององค์การ ก่อนกำหนดแผนทรัพยากรมนุษย์  พิจารณาสภาวการณ์ต่างๆ ในขณะนั้น การวางแผนจากบนลงล่างเป็นการเริ่มต้นวางแผนจากข้างบนลงมาข้างล่างหรือที่เรียกว่า นโยบายเป็นใหญ่ที่จะให้ได้ผลหรือไม่ย่อมขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์หลักขององค์การ เพราะวัตถุประสงค์เป็นเสมือนตัวเชื่อมกิจกรรมต่างๆ ของทุกหน่วยงานในองค์การ  การวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะต้องพิจารณาจากแผนหลักหรือแผนกำไร และแผนการผลิตขององค์การ  กระบวนการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีรายละเอียด ซึ่งจะได้กล่าวต่อไป

               ลำดับขั้นของกิจกรรมการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

1. การพยากรณ์
2. การกำหนดเป้าหมาย
3. การวางแผนกลยุทธ์
4. การปฏิบัติตามแผน
5. การประเมินผลแผนงาน

               การพยากรณ์    เป็นการพยากรณ์อุปสงค์(Demand) ซึ่งเป็นความต้องการด้านทรัพยากรกับอุปทาน(Supply) ซึ่งเป็นปริมาณทรัพยากรในตลาดแรงงาน โดยวิเคราะห์ดูว่าทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องการในอนาคตขององค์การมีจำนวนเท่าใด และคุณสมบัติของทรัพยากรมนุษย์เป็นอย่างไร การพยากรณ์ทรัพยากรมนุษย์ขององค์การในอนาคตสามารถนำเอาวิธีทางสถิติ (Statistical method) ดุลยพินิจ (Judgment) และประสบการณ์ (Experience) มาใช้ได้ ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะนำเอาหลายวิธีการมาผสมผสานกัน
               การกำหนดเป้าหมาย(Goal Setting)  ซึ่งจะเกี่ยวกับงานและทักษะงานในอนาคต
กล่าวคือ ในอนาคตจะมีบางด้านเพิ่มขึ้น เช่น งานสารสนเทศ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดทักษะ(skill)ที่จำเป็นที่จะต้องใช้งานนั้น ต้องมีการวางแผนเพื่อให้สามารถหาทรัพยากรที่มีทักษะเพิ่มขึ้นเพื่อทำงานดังกล่าวได้ อย่างมีประสิทธิภาพและมีคุณสมบัติด้านทักษะที่เหมาะสมด้วย
               การวางแผนกลยุทธ์(Strategic Planning)  เป็นการพยากรณ์และกำหนดเป้าหมายทรัพยากรมนุษย์ต้องสอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์การ ในกรณีมุ่งเน้นกลยุทธ์ขององค์การมุ่งสู่คุณภาพจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องวางแผนทรัพยากรมนุษย์ให้มีคุณภาพ โดยมุ่งสู่การเตรียมความพร้อมด้านผู้บริหารที่มีคุณภาพ เสริมความเป็นผู้นำ และการเตรียมทรัพยกรมนุษย์ที่มีคุณภาพ โดยพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ 

http://tningontour.multiply.com/journal/item/2