เทคโนโลยีสารสนเทศ กับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์

งานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในยุคศตวรรษที่ 20 คือ งานที่ถูกขับเคลื่อนด้วยการใช้เครื่องมือในการบริหารสมัยใหม่ การเพิ่มศักยภาพในการบริหารงานประจำ และเพิ่มบทบาทในการเป็นพันธมิตรทางธุรกิจให้แก่ผู้บริหารระดับสูง ดังนั้นวิธีการที่จะเปลี่ยนแปลงไปสู่เป้าหมายดังกล่าว คือ การทำให้ภารกิจหลักของงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เปลี่ยนแปลงไปตามแนวคิดใหม่ ซึ่งอาจต้องเปลี่ยนกรอบความคิดแบบเดิม ต้องพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง เป็นรูปแบบใหม่ เหมือนกับรูปปิระมิดหัวกลับ ดังแผนภาพด้านล่างนี้

แผนภาพที่ 1 - ระบบงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในทศวรรษหน้า

ที่มา : เอกสารประกอบการบรรยายวิชา HRIS โดย ศักดิ์ดา หวานแก้ว

??????????จากแผนภาพข้างต้น ผมขอเสนอความเห็นว่า มีแนวโน้มสูงมากที่งานบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบปัจจุบัน ซึ่งมีภารกิจงานประจำที่พวกเราคุ้นเคยกัน คือ 80% ของงานบริหาร Admin ตามฟังก์ชั่นหลักต่างๆ เช่น ระบบงานเงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ ระบบฝึกอบรมพนักงาน จะถูกเปลี่ยนทดแทนด้วยระบบ Outsourcing หรือถูกแทนที่ด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ และที่สำคัญงานใหม่ๆ ที่จะเพิ่มเข้ามา คือ งานในเชิงของการใช้กลยุทธ์เพื่อพัฒนาองค์การตามระบบงานอนาคต โดยใช้เครื่องมือสมัยใหม่มาบริหารคนและองค์การ ซึ่งในทัศนะของผู้เขียนมองว่า สิ่งเหล่านี้จะถูกเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นรูปธรรม ภายในทศวรรษนี้ ผมเชื่อว่างาน Hr จะเป็นงานที่ท้าทาย มีความทันสมัย มีบทบาทต่อการเพิ่มประสิทธิภาพองค์การให้สูงขึ้น และจะช่วยปฏิวัติภาพลักษณ์ในวิชาชีพของพวกเรานี้ให้ดูดียิ่งขึ้น

ความหมายของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

??????????ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Information System) หมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต นอกจากนี้ ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ

แผนภาพที่ 2 ? ระบบงานบริการอิเล็กทรอนิกส์ในงานบริหารทรัพยากรมนุษย์

ที่มา : เอกสารประกอบการบรรยายวิชา HRIS โดย ศักดิ์ดา หวานแก้ว และคุณเสกสิทธิ์ คูณศรี

??????????นอกจากนั้นงาน HRIS จึงอาจจะหมายถึง วิธีการส่งมอบงานบริการใหม่ๆ แก่ลูกค้าของเรา ผ่านกระบวนการอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนกับการส่งรหัสสารสนเทศจากฝั่ง Hr ไปสู่การถอดรหัสสารสนเทศของฝั่งลูกค้า Hr โดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ มาทำงานส่งมอบบริการแทนเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงการให้บริการแบบเผชิญหน้า แต่มีข้อดีกว่า คือ สามารถให้บริการโดยไม่จำกัด เวลา สถานที่ และที่สำคัญ คือ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และไม่ลดความพึงพอใจของลูกค้า

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

??????????มีหนังสือวิชาการหลายเล่มที่กล่าวถึง องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ไว้ ซึ่งมีเนื้อหาและแนวคิดคล้ายคลึงกัน ดังนั้นเพื่อความสะดวกในการอธิบาย ผมจึงขอกล่าวถึงข้อสรุปตามแผนภาพนี้นะครับ

แผนภาพที่ 3 ? องค์ประกอบของระบบงานบริหารทรัพยากรมนุษย์

ที่มา : Ceriello V.R. & Freeman C.(1991) Human Resource Management System Strategies. Tacticsand Techniques

??????????จากแผนภาพที่ 3 ? จะเห็นว่าองค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์นั้น จะประกอบด้วย 2 ระบบงานหลัก คือ ระบบบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับ บุคลากรในสายงาน นโยบาย ระบบงาน ระเบียบวิธีปฏิบัติต่างๆ และผู้ใช้บริการ กับ ระบบคอมพิวเตอร์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ทางด้านทรัพยากรมนุษย์ ที่ได้รับการออกแบบพัฒนา เพื่อเข้ามาสนับสนุนระบบการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ให้สามารถทำงานได้โดยสะดวก รวดเร็วและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน พนักงานผู้ใช้บริการ และผู้บริหารระดับสูงที่สามารถนำข้อมูลจากระบบมาใช้ในการตัดสินใจเชิงธุรกิจ

กระบวนการ 5 ขั้นตอนในการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์สารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

??????????จากแผนภาพที่ 4 (ด้านล่าง) จะเห็นว่าการจัดทำโครงการระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์นั้น เป็นสิ่งที่ไม่ยาก แต่ก็ไม่ง่ายซะทีเดียว หากคุณคิดไม่เป็นระบบหรือมองไม่ครบถ้วนในทุกด้าน คุณก็อาจจะเจอกับปัญหาที่ยุ่งยาก และมีค่าใช้จ่ายใต้น้ำที่ตามมาจากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนหรืออกแบบโครงการก็เป็นได้ Ceriello & Freeman เสนอแนวคิดว่า การจัดทำโครงการระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ก็เหมือนกับการคิดสร้างบ้าน คือ คุณต้องประเมินตนเองก่อนว่า จะสร้างบ้านแบบไหน เช่น เป็นบ้านเดี่ยว บ้านตึก บ้านไม้ทรงไทย หรือบ้านชั้นเดียว บ้านสองชั้น จะมีกี่ห้องนอน กี่ห้องน้ำ ฯลฯ เมื่อได้รูปแบบความต้องการที่ชัดเจนแล้ว คุณควรจะรู้งบประมาณโดยคร่าวๆ รู้วัสดุที่จะใช้ รู้ว่าจะใช้เวลาสร้างบ้านประมาณกี่เดือน เมื่อได้ข้อมูลมากพอคุณก็จะเขียน spec ของบ้านได้ และสามารถออกแบบโครงร่างแบบบ้านได้ ในขั้นต่อไป คือ การตัดสินใจว่าจะเลือกสร้างบ้านเอง หรือจะจ้างผู้รับเหมามาทำให้ ซึ่งทั้งสองวิธีจะมีข้อดีและข้อด้อยที่แตกต่างกันไป แต่เมื่อคุณตัดสินใจไปแล้ว สิ่งสำคัญที่ตามมา คือ คุณต้องเข้าใจว่าในระหว่างการก่อสร้าง คุณจะมีระบบการควบคุม ตรวจสอบ ประเมินผลประสิทธิภาพการทำงานของผู้สร้างบ้านได้อย่างไร และจะมั่นใจได้อย่างไรว่าบ้านที่สร้างตรงกับความต้องการของคุณ สมาชิกในครอบครัว ไม่มีปัญหาเกิดขึ้นในภายหลัง และหากมีปัญหาจะสามารถซ่อมบำรุงรักษาสิ่งเหล่านั้นให้กลับคืนสู่สภาพที่ควรจะเป็นได้อย่างไร โดยไม่ใช้งบประมาณเพิ่ม หรือใช้งบแบบบานปลาย

??????????สำหรับในทางปฏิบัติจริงๆ พวกเราชาว Hr เองก็มีข้อจำกัดหลายด้านทีเดียว กล่าวคือ พวกเรารู้ว่าต้องการสร้างบ้านแบบใด และต้องการให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ อะไรบ้างภายในบ้านของเรา แต่จากประสบการณ์ของผมที่ทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์มาหลายปี แม้แต่ตัวผมเองก็ยังพบว่า ไม่สามารถจัดทำโครงการระบบสารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์ได้ดีเยี่ยม ผมยังไม่สามารถค้าหาซอฟต์แวร์ที่ตอบคำถามและความต้องการของตนเองได้แบบโดนใจจริงๆ ซึ่งจากการประเมินแล้ว ผมพบว่าสาเหตุที่เป็นอย่างนี้ส่วนหนึ่งก็มาจากการที่ผมเองยังไม่มีความรอบรู้ลึกในสายงานมากพอ จนสามารถเขียนความต้องการเหล่านั้นมาเป็นคู่มือ Work Flow จนสามารถถ่ายทอดความต้องการของตนเองมาสื่อสารกับคนไอทีที่เขียนโปรแกรมให้เข้าใจได้นั่นเอง

??????????บี เกรก มายเออร์ และแพทริกา ออบเบิร์นดอร์ฟ (2001: 147-159) ได้กล่าวถึง เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์ว่า ธรรมชาติของการได้มาซึ่งระบบซอฟต์แวร์โดยทั่วไป จะมีองค์ประกอบสำคัญ 7 ประการ หรืออธิบายได้ตามแผนภาพที่ 5 เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์ดังนี้

?? การกำหนดความต้องการ (Requirements)	?? การอ้างอิงแบบจำลอง (Reference Model)
?? การกำหนดองค์ประกอบและรูปแบบ	?? การกำหนดมาตรฐาน (Standards)
?? การนำไปใช้งาน (Implementations)	?? การบูรณาการและการทดสอบ (Integration&Testing)
?? การกระจายงานและการสนับสนุน	?

แผนภาพที่ 4 ? กระบวนการจัดทำระบบซอฟท์แวร์บริหารทรัพยากรมนุษย์

ที่มาดัดแปลงจาก : Ceriello V.R. & Freeman C.(1991) Human Resource Management System Strategies. Tactics and Techniques

เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์ตามแนวทางของบี เกรก มายเออร์และแพทริกา ออบเบิร์นดอร์ฟ

แผนภาพที่ 5 เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์

??????????จากแผนภาพที่ 5 ?- แสดงให้เห็นว่าในทางปฏิบัตินั้น มีทางเลือกจำนวนมากที่องค์การสามารถพิจารณาตัดสินสำหรับการได้มาซึ่งซอฟต์แวร์ ทั้งนี้อาจอ้างอิงซอฟต์แวร์มาตรฐานจากแบบจำลองขององค์การอื่นๆ หรืออาจเลือกซื้อซอฟต์แวร์ที่มีอยู่แล้วในตลาดผลิตภัณฑ์ ซึ่งไม่ว่าจะเลือกตามแนวทางใดก็จำเป็นต้องใช้ดุลยพินิจในการพิจารณาถึงองค์รวมอย่างเหมาะสมที่สุด ประเด็นสำคัญที่จะกล่าวถึง คือ การทำให้เห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนของระบบทั้งหมด และความสำคัญของการพัฒนาระบบที่อยู่บนพื้นฐานของการออกแบบขององค์การเป็นสำคัญ

??????????จากการศึกษาหนังสือและบทความต่างๆ ผมพบว่าในกระบวนการสำคัญของการจัดทำและพัฒนาระบบซอฟต์แวร์สารสนเทศทรัพยากรมนุษย์นั้นมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ถ้าต้องการประสบความสำเร็จในเรื่องนี้ พวกเราต้องมีความรู้ ความเข้าใจในอีกหลายเรื่องทีเดียวครับ

ความรู้เกี่ยวกับการจัดทำสัญญาซื้อหรือว่าจ้างเขียนซอฟต์แวร์

??????????จากบทความเรื่อง Vendor Relations ของบริษัท KPMG Peat Marwick LLP ( 2001) ได้กล่าวว่า โดยพื้นฐานทั่วไปแล้วผู้ขายซอฟต์แวร์มักต้องการทำให้ผู้ซื้อมั่นใจเสมอ และต่างฝ่ายจะยอมรับในการบริหารงานโดยมีความเสี่ยงร่วมกันภายใต้เงื่อนไขของสัญญาที่ตกลงกันไว้ สำหรับผลในทางปฏิบัติ ก็ยังพบว่ายังมีปัญหาเกิดขึ้นตามมีอีกหลายประการ ดังเช่นตัวอย่างของกลุ่มบริษัท Gartner Group ได้พบปัญหาจากการเขียนวัตถุประสงค์โครงการไว้ไม่ชัดเจน ทำให้ไม่สามารถวัดผลสำเร็จได้ที่ต้องการ นอกจากนั้นยังทำให้ต้องสูญเสียเวลา ทรัพยากรจำนวนมากกว่าโครงการจะแล้วเสร็จ ในขณะที่ผู้ขายเองก็ไม่แสดงเจตนาที่ดีต่อการเขียนข้อตกลง ในเรื่องของขอบเขตงาน คุณภาพงาน หรือการให้สัญญาเกี่ยวกับปรับปรุงซอฟต์แวร์เมื่อเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลง เป็นต้น ในบทความฉบับนี้จึงได้มีการสรุปแนวทางเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดเกี่ยวกับโครงการติดตั้งซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถประเมินผู้ขาย และคัดเลือกผู้ขาย และลดปัญหาจากจากการทำสัญญาซื้อขายซอฟต์แวร์ ที่เรียกว่า ?Service Level Agreements (SLAs)? ให้เกิดขึ้นน้อยที่สุด ดังนี้

1. หลีกเลี่ยงการทำสัญญาตามมาตรฐานของผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์
2. ไม่ควรลงนามในสัญญาขณะที่เนื้อหายังไม่สมบูรณ์
3. ให้ตรวจประเมินทุกสิ่งตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ก่อน
4. เขียนสัญญาให้ครอบคลุมในเรื่องของการบริการ
5. เขียนสัญญาให้ครอบคลุมถึงระบบการรายงานผลหรือเครื่องมือติดตามผลสำเร็จของงาน
6. ต้องระบุถึงขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ
7. เขียนสัญญาให้ครอบคลุมถึงการมีคู่มือหรือขั้นตอนปฏิบัติ
8. เขียนสัญญาให้ครอบคลุมถึงกรณีการยกเลิกสัญญา และมีเอกสารที่กล่าวถึงการบทลงโทษและการบอกเลิกสัญญาอย่างเป็นรูปธรรม
9. ระมัดระวังในหัวข้อที่ยินยอมให้เปลี่ยนแปลงได้แบบมีเงื่อนไข
10. เขียนให้ครอบคลุมถึงการสนับสนุนแก่พนักงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุด
11. หลีกเลี่ยงการเขียนโดยยินยอมให้ผู้ขายพ้นจากความรับผิดชอบ
12. เขียนให้ครอบคลุมถึงกำหนดการ แผนงานและการส่งมอบ
13. ควรระบุในเรื่องของการเรียกร้องหรือการลงโทษหากผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน
14. ต้องสามารถวัดผลหรือความก้าวหน้าได้อย่างชัดเจน
15. สามารถนำไปสู่การเปลี่ยนทางธุรกิจ
16. กำหนดแผนดำเนินงานจากความต้องการไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ
17. ต้องระบุถึงการใช้ทรัพยากรหรือการแลกเปลี่ยนความเชี่ยวชาญ กับพันธมิตรทั้งภายในและภายนอก
18. ต้องกำหนดให้มีการประชุมทบทวน การปรับปรุงสถานะโครงการอย่างสม่ำเสมอ   http://www.hrcenter.co.th/column_detail.php?column_id=300&page=1